Zusammen mit der Comfield Unternehmensberatung unterstützt Comfield Legal Unternehmen interdisziplinär und branchenübergreifend beim Auf- und Ausbau von Compliance-Management-Systemen sowie bei der Aufklärung von Compliance-Verdachtsfällen („Prevent“, „Detect“, „Respond“).

Compliance-Programm: Aufbau und Optimierung von Compliance-Management-Systemen

Comfield unterstützt Unternehmen weltweit dabei, Compliance-Management-Systeme so zu gestalten, dass sie Risiken erkennen und effektiv minimieren, ohne operative und geschäftsrelevante Abläufe unnötig einzuschränken.

Aufbau und Optimierung von Compliance-Management-Systemen
Wir beraten beim Aufbau von Compliance-Management-Systemen sowie bei der Weiterentwicklung und Optimierung von bestehenden Systemen, etwa im Hinblick auf sich verändernde nationale und internationale Anforderungen oder Standards. Dabei liegt ein besonderes Augenmerk auch auf der Gestaltung und Implementierung wirksamer und rechtssicherer Prozesse zur Vermeidung von Organisationsverschulden.

Risikoanalyse
Wir erarbeiten unternehmensindividuelle Compliance-Risikoanalysen als Ausgangspunkt und Bestandteil moderner, wirksamer Compliance-Management-Systeme. Dabei unterstützen wir auch bei der Gestaltung und Umsetzung der hieraus resultierenden Compliance-Maßnahmen.

Schulungskonzepte und Seminare
Wir erstellen unternehmensspezifische Schulungsprogramme für alle relevanten Compliance-Bereiche (Präsenztrainings, webbasierte Trainings, E-Learnings) und unterstützen weltweit bei deren Umsetzung. Dabei sind uns drei Aspekte besonders wichtig: Relevanz, Praxisbezug und Akzeptanz. Siehe auch: operative Compliance

Regelwerk
Wir erstellen maßgeschneiderte und verständliche Compliance-Richtlinien und Verhaltensanweisungen. Außerdem unterstützen wir bei der unternehmensinternen und -externen Kommunikation.

Hinweisgebersysteme und Ausübung von Ombudsfunktionen
Wir unterstützen bei der Einrichtung und dem Betrieb von Hinweisgebersystemen inklusive angemessener Fall-Management-Abläufe. Wir beraten dabei auch bei der Auswahl der geeigneten Kanäle und technischen Lösungen. Erfahrene Rechtsanwälte von Comfield-Legal übernehmen bei Bedarf auch die Funktion als unabhängige Ombudspersonen. Siehe auch: Reaktion und Investigation

Geschäftspartner-Compliance
Wir beraten bei der Implementierung von Lösungen für wirksames Third-Party-Management bzw. Geschäftspartner-Prüfungen und setzen die erforderlichen, organisatorischen Maßnahmen um. Dazu zählt auch die Unterstützung bei der Auswahl und Implementierung von IT-gestützten Third-Party-Due-Diligence-Prozessen oder die Nutzung von Hintergrundrecherchen (Integrity-Due-Diligence).
Siehe auch: operative Compliance

Zertifizierung von Compliance-Management-Systemen
Wir beraten Unternehmen bei der Vorbereitung auf und die Durchführung von Zertifizierungen des Compliance-Management-Systems nach einschlägigen Standards wie IDW PS 980 und ISO 37001.

Umsetzung und Begleitung von Compliance-Monitorships
Wir beraten weltweit zu Compliance-Monitorships, beispielsweise im Rahmen von Deferred Prosecution Agreements (DPA) mit dem US Department of Justice (DoJ). Dabei ist uns besonders wichtig, dass eine Organisation gestärkt aus einem Monitorship hervorgeht. Für Unternehmen steuern wir bspw. das Monitor-Liaison-Office oder koordinieren die aus dem Monitorship resultierenden Entwicklungs- und Veränderungsmaßnahmen. Monitore unterstützen wir in der Durchführung des Monitorships, von der Planung über die Durchführung von Prozess- und Organisations-Audits bis hin zur Berichtserstellung.

Digitale Compliance Tools
Die Digitalisierung bietet für Compliance-Management-Systeme eine Vielzahl von neuen Chancen zur effizienten und wirksamen Umsetzung von Maßnahmen. Wir beraten Unternehmen bei der Identifikation von Anwendungsmöglichkeiten, der Auswahl der richtigen Tools und bei der Integration in bestehende oder im Aufbau befindliche Compliance-Systeme.

Stärkung der Compliance-Kultur: Integritäts-Management
Die Compliance-Kultur ist der bedeutendste Treiber für die wirksame Umsetzung von Compliance-Maßnahmen. Wir beraten Unternehmen bei der Verknüpfung von Compliance-System und -Kultur hin zu einem ganzheitlichen Integritäts-Management.

Umsetzung internationaler Anforderungen an CSR (Corporate Social Responsibility)
Anforderungen an Corporate Social Responsibility gewinnen für die Unternehmensführung immer mehr an Bedeutung. Wir beraten Unternehmen dabei, die besonderen Merkmale der CSR mit der Compliance-Arbeit wirksam zu verbinden – ganz im Sinne eines modernen, ganzheitlichen Integritäts-Managements. Dabei unterstützen wir Unternehmen auch bei dem CSR-Reporting (CSR-Richtlinie, Modern Slavery Act u.a.) und der Erfüllung weiterer rechtlicher Anforderungen (z.B. EU-Konfliktmineralien-Verordnung).

Operative Compliance: Compliance-Beratung im Tagesgeschäft

Comfield ist Ihr interdisziplinärer Compliance-Ansprechpartner für das Tagesgeschäft. Wir beraten Sie kurzfristig und pragmatisch im geschäftlichen Alltag zu sämtlichen Compliance-Fragen. Zugleich setzen wir mit Ihnen oder für Sie die erforderlichen Compliance-Maßnahmen um.

Übernahme operativer Compliance-Funktionen (Compliance Outsourcing)
Wir gestalten für Unternehmen individuelle und unternehmensgerechte Compliance-Programme und setzen operative Bestandteile der erforderlichen Compliance-Arbeit um, kurz: Sourcen Sie Compliance-Strukturen an uns aus!
Wir sorgen für die nötige Transparenz und Planbarkeit sowie für die erforderliche Flexibilität, um auch auf unvorhergesehene Ereignisse schnell, angemessen und kompetent reagieren zu können. Durch Compliance Outsourcing lässt sich der Investitionsaufwand im Vergleich zum Aufbau einer eigenen Organisation deutlich reduzieren. Unabhängig davon, ob bereits erste Elemente eines Compliance-Management-Systems implementiert sind oder ob das Unternehmen am Anfang der Entwicklung steht, wir unterstützen mit dem modularen Outsourcing-Ansatz in jeder Phase.

Bereitstellung externer Compliance Officer
Als externer Compliance-Officer unterstützen wir Geschäftsführung und Mitarbeiter bei der Umsetzung des Compliance-Programms und beraten bei operativen Compliance-Fragen im Tagesgeschäft.
Dabei bildet der externe Compliance-Officer eine feste Schnittstelle zu allen wichtigen Unternehmensbereichen und steht für Compliance-relevante Anfragen jederzeit zur Verfügung. Das kann die Anwendung von Compliance-Richtlinien, wie bspw. die Zulässigkeit der Einladung zu oder Teilnahme an einer Veranstaltung, ebenso umfassen wie die Beurteilung potentieller Compliance-Risiken einer Geschäftsführungsmaßnahme.

Weiterentwicklung des Compliance-Regelwerks (Richtlinien, Leitfäden)
Das regulatorische Umfeld verändert sich stetig ebenso wie die Anforderungen von Stakeholdern an wirksame Compliance-Arbeit. Gleichzeitig sammeln die Organisation, ihre Führungskräfte und Mitarbeiter laufend Erfahrungen im Umgang mit dem Compliance-Management. Dies erfordert eine regelmäßige Überprüfung des bestehenden Compliance-Regelwerks – nicht nur auf die Inhalte bezogen, sondern auch auf Anwendbarkeit und Akzeptanz im täglichen Geschäft. Wir unterstützen dabei, das Compliance-Regelwerk weiterzuentwickeln und dadurch Ihre Compliance-Arbeit relevant und wirksam umzusetzen.

Durchführung von Compliance-Schulungen, -Workshops und -Seminaren
Wir führen weltweit Compliance-Inhouse-Schulungen durch. Dies können übergreifende Grundlagen-Seminare sein, aber auch vertiefende Workshops zu einzelnen Risikofeldern (z.B. Korruption, Kartellrecht, Geldwäsche, Interessenkonflikte etc.) oder Trainings für ausgewählte Unternehmensbereiche (z.B. Umgang mit Hinweisen, Monitoring etc.). Dabei sind die Relevanz und der Praxisbezug der übermittelten Inhalte sowie der Dialog mit den Teilnehmern besonders wichtig, um die Akzeptanz der Compliance zu steigern.

Ad-hoc-Beratung zu unternehmerischen Risiko-Entscheidungen (Business Judgement Rule)
Unternehmerische Entscheidungen können Compliance Risiken beinhalten. Wir unterstützen Sie dabei rechtlich unangreifbare Entscheidung auf Basis der Business Judgement Rule zu treffen unter angemessener Berücksichtigung bestehender Risiken. Organhaftungsrisiken können so minimiert werden.

Interne (Compliance-)Audits
Die regelmäßige Überprüfung der Umsetzung und Wirksamkeit von Compliance-Maßnahmen ist ein fester Bestandteil von Compliance-Management-Systemen. Das Compliance-Monitoring wird auch im Rahmen der allgemeinen Überwachungspflichten von der Geschäftsführung gefordert. Wir führen weltweit interne Compliance-Audits für Unternehmen durch und beraten bei der Nutzung der Ergebnisse für die Weiterentwicklung und Verbesserung von Compliance-Maßnahmen.

Lieferanten-Audits
Die Verpflichtung von Lieferanten auf die eigenen Compliance-Standards ist Bestandteil eines modernen Compliance-Systems und wird von Kunden und anderen Stakeholdern zunehmend eingefordert. Die regelmäßige Überprüfung der Umsetzung dieser Standards beim Lieferanten ist daher zwingend erforderlich. Wir beraten Unternehmen bei der Implementierung von Lieferanten-Audits als Teil einer angemessenen Supply Chain Compliance und führen diese weltweit durch.

Reaktion und Investigation: Beratung in der Compliance-Krise

Kommt es zum Compliance-Verstoß muss schnell reagiert werden. Es drohen Reputationsschäden, Auftragssperren, Bußgelder, Schadensersatz, persönliche Haftung und nicht zuletzt strafrechtliche Verantwortung. Comfield und Comfield Legal unterstützen Sie in der kritischen Gemengelage zwischen organschaftlicher Aufklärungspflicht und dem unternehmerischen Erfordernis, den Geschäftsbetrieb erfolgreich aufrechtzuhalten – und zwar vollumfänglich:

Aufklärung von Compliance-Verstößen unter Berücksichtigung rechtlicher Rahmenbedingungen
Interne Untersuchungen und Audits beinhalten diverse rechtliche Fallstricke (z.B. im Arbeits- und Datenschutzrecht). Wir unterstützen Sie bei der rechtskonformen und effektiven Durchführung der Untersuchung einschließlich der Vertretung gegenüber den ermittelnden Behörden. Dabei orientieren wir uns an der bestehenden Best Practice, ohne die Untersuchung unnötig auszuweiten. Für die zielgerichtete interne Aufklärung haben wir die Interessen aller relevanten Stakeholder stets im Blick.

Unterstützung bei behördlichen Durchsuchungen (Dawn Raids) und Beschlagnahmen
Die ersten Stunden einer behördlichen Durchsuchung sind fehleranfällig. Wir unterstützen Sie dabei, Risiken bei Durchsuchungen zu vermeiden. Auch bei Fragen zur Beschlagnahme begleiten wir Ihr Unternehmen gegenüber den Behörden und Gerichten.

Interviews und Auswertung der Dokumentation (E-Discovery)
Die Durchführung von Befragungen sowie die Sichtung und Auswertung der vorliegenden Dokumentation (auch mittels digitaler Tools) sind das Kernstück der internen Untersuchung. Gerade hier liegen besondere Risiken, da es leicht zu Verstößen gegen arbeits- und datenschutzrechtrechtliche Vorgaben kommen kann. Wir zeigen Ihnen Lösungswege auf und halten dabei die Untersuchung schlank, ohne die Prozesse zu verkomplizieren.

Strategische Krisenberatung und Öffentlichkeitsarbeit
Pressemitteilungen sind per se keine juristischen Dokumente. Dennoch können öffentliche Unternehmensstatements große rechtliche Relevanz haben. Wir unterstützen Unternehmen dabei, rechtliche Risiken bei der Öffentlichkeitsarbeit zu vermeiden.

Auftragssperren / Blacklisting im Wettbewerbsregister und Selbstreinigung
Schon heute sind Auftragssperren an der Tagesordnung. Unternehmen, die von öffentlichen Aufträgen abhängig sind, sind einem existenziellen Risiko ausgesetzt. Durch das neue Wettbewerbsregister erhöht sich das Risiko um ein Vielfaches. Wir unterstützen Unternehmen schnell und effektiv bei den vergaberechtlichen Selbstreinigungsmaßnahmen, um eine schnelle Streichung von der Liste zu erreichen.

Disziplinarische HR-Maßnahmen
Auch zu Fragen der arbeitsrechtlichen Sanktionierung und Organhaftung beraten wir Sie im Zusammenhang mit der Compliance-Krise. Besondere Vorsicht ist z.B. bei der Einhaltung der Zweiwochenfrist für Kündigungen anzuwenden.

Schadensersatzansprüche / Wiedererlangung von Vermögen (Asset Recovery)
Wir unterstützen Sie bei der Vermögensrückgewinnung und der Geltendmachung und Abwehr von Schadensersatzansprüchen (einschließlich Kartellschadensersatzklagen). Häufig ziehen Compliance-Fälle zivilrechtliche Folgefragen mit sich, zu denen wir umfassend beraten.

Unsere interdisziplinäre Herangehensweise schafft tiefergehende Erkenntnisse
Wir begleiten Sie nicht nur bei den rechtlichen Implikationen einer Untersuchung, sondern auch bei der Auswertung kaufmännischer Prozesse sowie buchhalterischer Fragen. Häufig liegen in diesen Bereichen relevante Anhaltspunkte für die Aufklärung des Sachverhalts.